Kampus Times- Transformasi digital menjadi salah satu langkah strategis yang ditempuh Universitas Dr. Soetomo (Unitomo) untuk memperkuat tata kelola perguruan tinggi. Kampus ini menggandeng SEVIMA dalam pembenahan sistem pelayanan akademik dan tata kelola keuangan sebagai bagian dari upaya mencapai visi kampus Unggul pada 2027.
Langkah tersebut dilakukan setelah Unitomo menghadapi sejumlah tantangan dalam pengelolaan teknologi informasi. Kapabilitas IT internal yang belum optimal serta persoalan sinkronisasi data menjadi perhatian penting, terutama dalam memastikan informasi perguruan tinggi dapat terhubung dengan sistem kementerian secara lebih baik.
Integrasi Data Menjadi Prioritas Awal
Dalam proses transformasi, Unitomo tidak langsung mengubah seluruh sistem secara bersamaan. Pimpinan kampus menetapkan pengolahan data mahasiswa dan dosen sebagai salah satu prioritas utama sebelum melakukan pembenahan pada aspek tata kelola lainnya.
Integrasi tersebut menjadi penting karena perguruan tinggi membutuhkan data yang akurat, konsisten, dan mudah diperbarui. Sistem yang terintegrasi juga dapat membantu mengurangi pekerjaan administratif berulang serta meminimalkan persoalan ketidaksinkronan data dengan sistem pendidikan tinggi di tingkat kementerian.
Salah satu hasil yang menjadi perhatian adalah berhasil terpetakannya data alumni Unitomo yang jumlahnya mencapai lebih dari 70.000 lulusan sejak kampus tersebut berdiri. Data tersebut menjadi aset penting bagi perguruan tinggi, terutama untuk mendukung pelacakan alumni dan kebutuhan pengelolaan institusi.
Tata Kelola Keuangan Jadi Tahap Berikutnya
Selain sistem akademik, Unitomo juga memberikan perhatian besar terhadap digitalisasi tata kelola keuangan. Kompleksitas pengelolaan keuangan menjadi tantangan tersendiri karena kampus memiliki banyak jalur kelas serta variasi metode pembayaran mahasiswa.
Dengan sistem digital yang terintegrasi, proses administrasi diharapkan menjadi lebih efisien dan mudah dipantau. Digitalisasi juga membuka peluang bagi kampus untuk mengurangi ketergantungan terhadap proses manual yang selama ini membutuhkan waktu dan tenaga lebih besar.
Setelah pengelolaan data serta keuangan diperkuat, Unitomo berencana melanjutkan transformasi pada implementasi kurikulum Outcome-Based Education (OBE) dan penguatan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).
Kedua aspek tersebut memiliki posisi penting dalam pengembangan mutu perguruan tinggi sekaligus mendukung persiapan akreditasi institusi.
Implementasi Sistem Berjalan Lebih Cepat
Perubahan sistem digital tentu tidak hanya berkaitan dengan teknologi. Faktor kesiapan sumber daya manusia juga menjadi bagian penting dalam proses transformasi.
Pada tahap awal, sempat muncul hambatan psikologis dari tim internal dalam beradaptasi dengan teknologi baru. Namun, pendampingan yang intensif membuat proses transisi berjalan lebih lancar.
Bahkan, progres migrasi sistem disebut mampu diselesaikan jauh lebih cepat dari perkiraan awal. Tahap implementasi berhasil dirampungkan hanya dalam 50% dari waktu yang ditargetkan.
Kecepatan tersebut menunjukkan bahwa transformasi digital perguruan tinggi tidak selalu harus berlangsung dalam proses yang panjang apabila didukung perencanaan, pendampingan, serta kesiapan organisasi yang memadai.
Studi Banding Sebelum Memilih SEVIMA
Keputusan Unitomo bermitra dengan SEVIMA juga tidak dilakukan secara terburu-buru. Pihak kampus terlebih dahulu mencari referensi dari perguruan tinggi lain yang telah menggunakan platform tersebut.
Rektor Unitomo melakukan konfirmasi langsung kepada sejumlah rektor serta melakukan studi banding ke kampus yang dinilai berhasil menerapkan sistem SEVIMA. Rekam jejak penggunaan platform tersebut di sekitar 1.200 perguruan tinggi di Indonesia turut menjadi pertimbangan dalam menentukan pilihan.
Pendekatan berbasis pengalaman pengguna tersebut menunjukkan bahwa keputusan transformasi digital perlu mempertimbangkan bukti implementasi, bukan sekadar mengikuti tren teknologi.
Digitalisasi Jadi Kebutuhan Perguruan Tinggi
Transformasi digital kini bukan lagi sekadar pilihan tambahan bagi perguruan tinggi. Kebutuhan untuk mengelola data secara real-time, terhubung dengan sistem kementerian, hingga memanfaatkan teknologi seperti kecerdasan buatan atau AI membuat institusi pendidikan perlu menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi.
Unitomo sendiri memiliki pengalaman dalam pemanfaatan teknologi pembelajaran. Kampus tersebut tercatat sebagai salah satu perguruan tinggi di Jawa Timur yang telah menerapkan sistem e-learning sejak sebelum pandemi COVID-19.
Ke depan, arah digitalisasi diharapkan tidak berhenti pada penggantian sistem manual menjadi sistem elektronik. Transformasi perlu menghasilkan tata kelola yang lebih terintegrasi, cepat, transparan, dan mampu mendukung pengambilan keputusan berbasis data.
Semangat tersebut juga sejalan dengan harapan agar administrasi kampus semakin sederhana dan mengurangi penggunaan dokumen fisik. Proses yang sebelumnya membutuhkan surat-menyurat diharapkan dapat bergeser menjadi layanan digital yang cukup dilakukan melalui beberapa langkah dalam sistem.
Menuju Target Unggul 2027
Seluruh pembenahan tersebut pada akhirnya diarahkan untuk mendukung target besar Unitomo, yakni memperoleh akreditasi institusi perguruan tinggi berpredikat Unggul pada 2027.
Upaya memperkuat sistem akademik, keuangan, OBE, dan SPMI menjadi bagian yang saling berkaitan. Digitalisasi bukan hanya tentang memiliki aplikasi baru, tetapi bagaimana teknologi dapat menjadi fondasi bagi peningkatan kualitas tata kelola dan layanan pendidikan.
Unitomo juga telah meraih penghargaan kerja sama peringkat kedua di tingkat LLDIKTI Wilayah VII dan menargetkan pencapaian yang lebih tinggi pada masa mendatang.
Kesimpulan
Transformasi digital Unitomo melalui kemitraan dengan SEVIMA menjadi langkah strategis dalam memperbaiki tata kelola perguruan tinggi. Integrasi lebih dari 70.000 data lulusan, percepatan implementasi sistem hingga 50% dari target waktu, serta rencana penguatan OBE dan SPMI menunjukkan bahwa digitalisasi diarahkan untuk mendukung kebutuhan institusi secara menyeluruh.
Bagi perguruan tinggi, pengalaman Unitomo memberikan satu pelajaran penting: transformasi digital tidak cukup hanya dengan membeli teknologi. Keberhasilannya bergantung pada integrasi data, kesiapan sumber daya manusia, pendampingan, serta visi yang jelas. Dengan fondasi tersebut, digitalisasi dapat menjadi instrumen penting untuk meningkatkan mutu kampus dan mengejar target akreditasi Unggul pada 2027.
FAQ
- Mengapa Unitomo melakukan transformasi digital? Unitomo melakukan transformasi digital untuk memperkuat layanan akademik, tata kelola keuangan, integrasi data, serta mendukung target akreditasi institusi Unggul pada 2027.
- Apa peran SEVIMA dalam transformasi digital Unitomo? SEVIMA membantu Unitomo dalam implementasi dan integrasi sistem digital untuk pengelolaan data akademik, keuangan, serta kebutuhan tata kelola perguruan tinggi.
- Berapa jumlah data lulusan Unitomo yang berhasil terintegrasi? Integrasi berhasil memetakan lebih dari 70.000 lulusan Unitomo sejak awal berdiri.
- Apa yang menjadi prioritas setelah sistem akademik dan keuangan? Unitomo akan melanjutkan penguatan implementasi kurikulum Outcome-Based Education atau OBE serta Sistem Penjaminan Mutu Internal atau SPMI.
- Apa target utama Unitomo pada 2027? Unitomo menargetkan memperoleh akreditasi Institusi Perguruan Tinggi dengan predikat Unggul pada 2027.
